Artykuł dla właścicieli JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) i spółek, które zmieniają biuro rachunkowe w trakcie roku. W skrócie: w ciągu 7 dni zaktualizuj w CEIDG (spółka w NIP-8) dane o tym, kto prowadzi księgowość i gdzie przechowywana jest dokumentacja, udziel na nowo pełnomocnictw w urzędzie skarbowym i ZUS oraz uprawnień w KSeF. Roczne PIT-11, PIT-4R i zeznanie za cały rok składa biuro, które prowadzi Twoją firmę w dniu upływu terminu, dlatego potrzebuje danych za wszystkie dwanaście miesięcy.
Jak wygląda samo przejście i co zrobić, jeśli poprzednie biuro nie oddaje dokumentów, opisujemy na stronie zmiana biura rachunkowego. Tutaj tylko formalności i styk dwóch okresów.
Data przekazania: ostatni zamknięty miesiąc
Najwygodniej przekazać księgowość od pierwszego dnia miesiąca. Poprzednie biuro w całości zamyka poprzedni miesiąc: zapisy w księdze, JPK_V7M, składki ZUS, wynagrodzenia. Nowe zaczyna od pierwszego zapisu po tej dacie. Granicę warto zapisać w protokole przekazania jednym zdaniem, na przykład „do czerwca 2026 roku włącznie księgowość prowadzi poprzednie biuro”. Wtedy nie będzie sporu, kto składa deklarację z terminem w pierwszych tygodniach nowej umowy.
Co zgłosić w CEIDG i w urzędzie skarbowym
- JDG. Złóż wniosek o zmianę wpisu w CEIDG: dane podmiotu, który prowadzi dokumentację (nazwa i NIP biura), oraz adres miejsca przechowywania dokumentacji. Termin to 7 dni od dnia zmiany, wniosek jest bezpłatny. CEIDG sama przekazuje zmiany do urzędu skarbowego, ZUS i GUS, osobno nic tam składać nie trzeba.
- Wniosek może złożyć biuro. Jeśli Twoje pełnomocnictwo do spraw w CEIDG jest ujawnione w rejestrze, wniosek składa pełnomocnik bez osobnego dokumentu.
- Spółka. Te same dane (kto prowadzi księgowość i gdzie przechowywane są księgi) aktualizuje się formularzem NIP-8 w urzędzie skarbowym, również w ciągu 7 dni. Jeśli biuro przechowuje księgi poza adresem siedziby, urząd skarbowy zawiadamia się o wydaniu ksiąg w ciągu 15 dni od dnia ich wydania.
Pełnomocnictwa: odwołać stare, udzielić nowych
Pełnomocnictwa nie wygasają razem z umową. Dopóki ich nie odwołano, poprzednie biuro formalnie może podpisywać za Ciebie deklaracje.
- UPL-1 daje prawo do podpisywania elektronicznych deklaracji i informacji, w tym PIT-11. Odwołuje się je formularzem OPL-1. Oba składa się w e-Urzędzie Skarbowym albo papierowo we właściwym urzędzie skarbowym.
- PPO-1 (pełnomocnictwo ogólne) do wszystkich spraw podatkowych, odwołanie OPO-1. Składa się je tylko przez e-Urząd Skarbowy, obowiązują od chwili wpisu do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych, opłaty skarbowej nie ma.
- ZUS: pełnomocnictwo PEL, dostęp biura do Twojego profilu eZUS zaznacza się w osobnej części formularza. Odwołanie PEL-O, papierowo w ZUS lub elektronicznie przez eZUS (PUE ZUS).
Kolejność jest prosta: nowemu biuru udzielasz pełnomocnictw w dniu rozpoczęcia umowy, staremu odwołujesz je po tym, jak złoży ostatnią deklarację za swój okres.
KSeF: uprawnienia jednego dnia
Uprawnienia poprzedniego biura w KSeF odbierz i nadaj nowemu tego samego dnia, inaczej faktury zakupowe zostaną bez opieki. Właściciel JDG nie musi w tym celu niczego składać w urzędzie skarbowym, wszystko robi się w samym systemie. Krok po kroku w artykule jak nadać uprawnienia w KSeF biuru rachunkowemu.
Kto składa rozliczenia roczne
Obowiązki dotyczące PIT-11, PIT-4R i zeznania rocznego spoczywają na Tobie jako płatniku i podatniku. Przygotowuje i wysyła je biuro, które prowadzi Twoją firmę w dniu upływu terminu, a liczy je na podstawie danych za cały rok, łącznie z miesiącami poprzedniego biura.
- PIT-11 i PIT-4R za 2026 rok: do urzędu skarbowego do końca stycznia. 31 stycznia 2027 roku przypada w niedzielę, dlatego termin to 1 lutego 2027. Pracownikowi PIT-11 do końca lutego, czyli do 1 marca 2027. Te formularze składa się tylko elektronicznie.
- Zeznanie roczne JDG (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28): do 30 kwietnia 2027 roku.
- Roczne rozliczenie składki zdrowotnej w DRA: do 20 maja 2027 roku. Szczegóły w artykule składka zdrowotna w 2026 roku.
- Spółka: sprawozdanie finansowe i CIT-8 przygotowuje biuro, które prowadzi księgi na koniec roku. Terminy w artykule sprawozdanie finansowe spółki.
Księga i JPK bez przerwy
Księga za rok jest jedna. Nowe biuro kontynuuje KPiR lub ewidencję przychodów od pierwszego zapisu po dacie przekazania, nie zakłada nowej od zera. Tak samo z ewidencją środków trwałych: amortyzacja jest kontynuowana według dotychczasowego planu.
Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy na PIT i ryczałcie, którzy składają JPK_VAT, mają obowiązek prowadzić księgi przy użyciu programu komputerowego, a po zakończeniu roku przesłać je do urzędu skarbowego w strukturze JPK. Pierwszy raz trzeba to zrobić w 2027 roku, w terminie zeznania rocznego. Pozostałe JDG przechodzą na księgi elektroniczne od 1 stycznia 2027 roku. Dlatego od poprzedniego biura potrzebny jest plik z zapisami od stycznia, który da się wczytać do programu, a nie tylko wydruk lub PDF.
Co odebrać od poprzedniego biura
- Księgę za bieżący rok (KPiR lub ewidencja przychodów) w formie elektronicznej i spis z natury na 1 stycznia, jeśli był sporządzony.
- Ewidencję środków trwałych z planem amortyzacji.
- Rejestry VAT i złożone JPK_V7 z potwierdzeniami UPO.
- Kopie zeznań za poprzednie lata, kwoty strat do rozliczenia, dane o nadpłatach i zaległościach.
- Rozliczenia z ZUS: DRA i potwierdzenia zapłaty za ten rok.
- Płace od stycznia: listy płac, karty wynagrodzeń, PIT-2, kwoty pobranych zaliczek. Bez tego nie da się sporządzić PIT-11 za rok.
- Kadry, jeśli biuro je prowadziło: akta osobowe, ewidencję czasu pracy, urlopy.
- W spółce: księgi rachunkowe (dziennik, księga główna, konta pomocnicze), zestawienie obrotów i sald na dzień przekazania, politykę rachunkowości.
Wszystko to zapisuje się w protokole zdawczo-odbiorczym z datą i podpisami obu stron.
Przykład: zmiana biura od 1 lipca 2026
Przykład umowny, a nie przypadek klienta. JDG na liniowym, czynny podatnik VAT, jeden pracownik na umowie o pracę. Nowa umowa od 1 lipca 2026 roku.
- Poprzednie biuro zamyka czerwiec: składki ZUS do 20 lipca, JPK_V7M za czerwiec do 27 lipca (25 lipca to sobota), wynagrodzenie za czerwiec.
- Do 8 lipca w CEIDG zmienia się dane biura i adres przechowywania dokumentacji. Tego samego dnia nowe biuro otrzymuje UPL-1, PEL i uprawnienia w KSeF, staremu odwołuje się je po złożeniu czerwcowego JPK.
- Styk: wynagrodzenie za czerwiec wypłacono 10 lipca. Zaliczkę na PIT pobraną od niego płaci się do 20 sierpnia, a to już miesiąc nowego biura. Takie sprawy lepiej wprost wpisać do protokołu.
- Zimą i wiosną 2027: nowe biuro składa PIT-11 i PIT-4R do 1 lutego, PIT-36L do 30 kwietnia i roczne rozliczenie składki zdrowotnej do 20 maja, na podstawie danych za wszystkie dwanaście miesięcy.
Częste pytania
Czy trzeba czekać do końca roku, żeby zmienić biuro?
Nie. Księgowość przekazuje się na dowolną datę, najwygodniej od pierwszego dnia miesiąca.
Czy trzeba osobno zgłaszać zmianę biura w ZUS?
Dane z CEIDG ZUS otrzymuje sam. Osobno potrzebne jest tylko pełnomocnictwo PEL, jeśli nowe biuro będzie pracować na Twoim profilu w ZUS.
Kto złoży PIT-11, jeśli pracownik odszedł jeszcze wiosną?
Płatnikiem pozostajesz Ty, a PIT-11 przygotowuje biuro, które prowadzi Twoją firmę w styczniu następnego roku, na podstawie danych płacowych od poprzedniego biura.
Poprzednie biuro nie złożyło ostatniego JPK. Co teraz?
Przed urzędem skarbowym odpowiadasz Ty, dlatego deklarację trzeba złożyć jak najszybciej. Nowe biuro może to zrobić na podstawie pełnomocnictwa. Jeśli brakuje kilku miesięcy, to już odtworzenie księgowości.
Przejmujemy księgowość od dowolnego miesiąca, sporządzamy protokół przekazania i bierzemy na siebie aktualizację CEIDG i pełnomocnictw. Więcej na stronie zmiana biura rachunkowego. Koszt obsługi pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: Biznes.gov.pl: zmiana danych w CEIDG, Biznes.gov.pl: aktualizacja NIP-8, Podatki.gov.pl: pełnomocnictwa, ZUS: odwołanie pełnomocnictwa.
