Jak nadać uprawnienia w KSeF biuru rachunkowemu: po NIP lub PESEL, krok po kroku

Artykuł dla właścicieli JDG i spółek, które powierzają księgowość biuru rachunkowemu i chcą, żeby księgowa sama widziała ich faktury w KSeF. W skrócie: właściciel JDG loguje się do KSeF samodzielnie i nadaje uprawnienia biuru po jego NIP albo konkretnej księgowej po PESEL, niczego nie składając w urzędzie skarbowym. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej potrzebuje najpierw ZAW-FA.

Po co księgowej własny dostęp

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie firmy odbierają faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 roku prawie wszystkie także je tam wystawiają (terminy szczegółowo w artykule KSeF w 2026 i 2027 roku). Fakturę uważa się za otrzymaną w chwili, gdy system nada jej numer KSeF. KSeF nie wysyła powiadomień, więc ktoś musi regularnie się logować i pobierać dokumenty. Jeśli dostęp ma biuro, faktury zakupowe trafiają do księgowości bez przesyłania mailem.

Przekazywać księgowej swojego Profilu Zaufanego czy podpisu nie wolno, a zresztą nie ma po co. W KSeF każdy ma własne logowanie, a uprawnienia nadaje się w samym systemie.

Jak zalogować się do KSeF w 2026 roku

Bezpłatne logowanie przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. W KSeF nie ma loginów i haseł: każde logowanie to potwierdzenie tożsamości jednym ze sposobów.

• Węzeł krajowy (login.gov.pl), działa od 14 lutego 2026 roku: Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, logowanie przez bank, e-Dowód. Tylko dla osób fizycznych.
• Podpis kwalifikowany, płatny, dla osób fizycznych.
• Pieczęć kwalifikowana, dla firm, które nie są osobą fizyczną.
• Certyfikat KSeF. Wystawia się go w samym systemie po zalogowaniu jednym z powyższych sposobów, jest ważny do 2 lat. Certyfikatu wystawionego na siebie jako JDG nie wolno przekazywać innym.
• Token. Zgodnie z rozporządzeniem działa do 31 grudnia 2026 roku. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że zachowa tokeny także po tej dacie, ale na dzień sprawdzenia nowelizacja rozporządzenia jest na etapie projektu.

Sam numer PESEL do zalogowania nie wystarczy: potrzebny jest jeden ze sposobów z listy.

Jakie są uprawnienia

Właściciel JDG otrzymuje w KSeF uprawnienia właścicielskie automatycznie, na swój NIP, i nie można mu ich odebrać. Innym osobom i firmom może nadać takie uprawnienia:

• Wystawianie faktur: wystawianie faktur w Twoim imieniu, także w trybie offline.
• Dostęp do faktur: przeglądanie i pobieranie wszystkich faktur firmy, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. To osobne uprawnienie, można je nadać bez prawa do wystawiania.
• Zarządzanie uprawnieniami: nadawanie i odbieranie uprawnień innym. Nie da się go podzielić na „tylko nadawanie” i „tylko odbieranie”. Obejmuje też przeglądanie nadanych uprawnień.

Biuru zwykle wystarcza dostęp do faktur. Wystawianie faktur jest potrzebne, jeśli księgowa wystawia faktury za Ciebie. Zarządzania uprawnieniami lepiej nie dawać osobom z zewnątrz: niech zarządzanie dostępem zostanie u właściciela.

Biuro po NIP czy księgowa po PESEL

• Firmie po NIP (biuro rachunkowe). Przy nadawaniu można zaznaczyć, że biuro może przekazywać uprawnienia dalej swoim pracownikom. Wtedy biuro samo wyznacza, która księgowa prowadzi Twoją firmę, a przy zmianie pracownika nie musisz nic robić. Pracownicy biura otrzymują tylko wystawianie i dostęp do faktur, nie mogą nadawać uprawnień w Twoim imieniu.
• Konkretnej osobie po PESEL, po NIP albo po danych z jej podpisu kwalifikowanego. Sprawdza się, jeśli księgowa pracuje sama. Gdy osoba się zmieni, uprawnienia trzeba będzie nadać od nowa.

Przy współpracy z biurem pierwszy wariant jest wygodniejszy. Nasi klienci nadają uprawnienia na NIP biura, jest on podany w umowie.

Krok po kroku: jak nadać uprawnienia w Aplikacji Podatnika

1. Zapytaj biuro o jego NIP i o to, jakich uprawnień potrzebuje.
2. Otwórz ap.ksef.mf.gov.pl i zaloguj się przez Węzeł krajowy lub podpis kwalifikowany w kontekście NIP swojej JDG.
3. Otwórz sekcję Uprawnienia i wybierz nadanie uprawnień. Nazwy pozycji w aplikacji czasem się zmieniają, kieruj się sensem.
4. Wybierz, komu nadajesz uprawnienia: podmiot (firma) czy osoba fizyczna. Dla biura podaj jego NIP, dla osoby PESEL lub NIP, imię i nazwisko.
5. Zaznacz potrzebne uprawnienia. Jeśli nadajesz je biuru po NIP i biuro ma kilka księgowych, włącz opcję przekazywania uprawnień dalej.
6. Potwierdź operację i sprawdź, czy biuro pojawiło się na liście nadanych uprawnień.
7. Poinformuj biuro, że uprawnienia zostały nadane. Księgowa zobaczy Twoją firmę po swoim zalogowaniu.

To samo można zrobić w programie księgowym, jeśli jest połączony z API KSeF 2.0.

Kiedy potrzebny jest ZAW-FA

Właściciel JDG nie potrzebuje do tego ZAW-FA: osoba fizyczna loguje się do KSeF sama i nadaje uprawnienia elektronicznie. Spółka lub inna organizacja bez pieczęci kwalifikowanej składa ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym i wskazuje jedną osobę, która będzie działać w KSeF w jej imieniu. Nie musi to być członek zarządu. Dalej ta osoba nadaje uprawnienia pozostałym, w tym biuru.

• Obowiązująca wersja formularza to ZAW-FA(3), od 1 lutego 2026 roku.
• Złożyć go można na papierze (osobiście lub pocztą), przez formularz interaktywny w e-Urzędzie Skarbowym albo przez e-Doręczenia.
• Od 1 stycznia 2026 roku ZAW-FA wysłany przez ePUAP nie jest uznawany za doręczony.
• W jednym ZAW-FA wskazuje się tylko jedną osobę.
• Uprawnienia zaczynają działać, gdy pracownik urzędu wprowadzi dane do systemu. Informacja o tym przychodzi mailem na adresy podane w formularzu.

Jak odebrać dostęp

Uprawnienia odbiera się w tym samym miejscu, w sekcji zarządzania uprawnieniami: znajdujesz biuro lub osobę na liście i odbierasz wybrane uprawnienie. Razem z uprawnieniem przestają działać tokeny wygenerowane na jego podstawie. Certyfikat KSeF byłej księgowej sam w sobie nie jest unieważniany, ale nie można już nim działać w kontekście Twojej firmy.

Osobę wskazaną w ZAW-FA zmienia się dwoma formularzami: najpierw ZAW-FA w celu „odebranie uprawnień”, potem nowy w celu „nadanie uprawnień”. Uprawnienia, które poprzednia osoba zdążyła nadać innym, nie są przy tym odbierane automatycznie, trzeba je sprawdzić osobno.

Przy zmianie biura odbierz uprawnienia poprzedniemu i nadaj nowemu tego samego dnia, żeby faktury zakupowe nie zostały bez opieki. Jak wygląda przejście, opisujemy na stronie zmiana biura rachunkowego.

Przykład

Przykład umowny, nie przypadek klienta. Właściciel JDG wystawia faktury sam w swoim programie, biuro prowadzi KPiR. Loguje się do KSeF przez mObywatel i nadaje biuru po NIP dostęp do faktur z opcją przekazania pracownikom, a wystawiania faktur nie nadaje. Po pół roku w biurze zmienia się księgowa, która prowadzi tę firmę. Właściciel nie musi nic robić: biuro przydziela dostęp u siebie.

Częste pytania

Czy trzeba coś składać w urzędzie skarbowym, żeby dać dostęp księgowej?

Właściciel JDG nie musi, wszystko odbywa się elektronicznie w KSeF. ZAW-FA składa tylko organizacja bez pieczęci kwalifikowanej, żeby wskazać pierwszą osobę.

Czy biuro zobaczy moje faktury zakupowe?

Tak. Dostęp do faktur otwiera wszystkie faktury firmy, wystawione i otrzymane. Nie da się ich rozdzielić na poziomie uprawnień.

Czy można dać księgowej tylko podgląd?

Tak, nadaj dostęp do faktur bez wystawiania faktur. Wtedy księgowa nie będzie mogła wystawiać faktur w Twoim imieniu.

Księgowa odeszła, a uprawnienia zostały. Co robić?

Odbierz uprawnienia w sekcji zarządzania uprawnieniami. Jeśli uprawnienia nadano biuru po NIP, biuro samo usuwa dostęp swojego pracownika, ale listę nadanych uprawnień i tak warto przejrzeć.

Klientom, których księgowość prowadzimy, podpowiadamy, jakie uprawnienia nadać, sprawdzamy, czy dostęp działa, i pobieramy faktury zakupowe z KSeF do księgowości. Więcej na stronie księgowość dla JDG. Koszt obsługi pokazuje kalkulator na tej stronie.

Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.

Źródła: KSeF: JDG i MŚP, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I.