Artykuł dla właścicieli JDG, którzy nie są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (zwolnienie podmiotowe przy obrocie do 240 000 zł rocznie), oraz dla osób na ryczałcie. W skrócie: zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Odbierać faktury przez KSeF trzeba od 1 lutego 2026 roku, wystawiać od 1 kwietnia 2026 roku, a jeśli faktur dla firm jest mniej niż na 10 000 zł miesięcznie, do końca 2026 roku można je wystawiać po staremu.
Ryczałt nie ma tu znaczenia, liczy się VAT
KSeF to przepisy o fakturach z ustawy o VAT. Forma podatku dochodowego nie ma na nie wpływu: ryczałt, skala czy liniowy, obowiązki są te same. Znaczenie ma co innego: komu sprzedajesz i na jaką kwotę wystawiasz faktury. Ryczałtowiec, który jest czynnym podatnikiem VAT, pracuje z KSeF tak samo jak każda firma na VAT.
Zwolnieni z VAT, zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo, nie są wyłączeni z KSeF. Ministerstwo Finansów pisze wprost: każdy podatnik, czynny czy zwolniony, który ma obowiązek wystawić fakturę, wystawia ją w KSeF.
Kiedy zwolniony z VAT w ogóle wystawia fakturę
Sam z siebie podatnik zwolniony nie musi wystawiać faktury. Obowiązek pojawia się, jeśli nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Firmy prawie zawsze o nią proszą, więc faktury dla firm w praktyce wystawia każdy.
Obejść KSeF, wystawiając rachunek zamiast faktury, się nie da. W wyjaśnieniach ze stycznia 2026 roku MF wskazało: jeśli istnieje obowiązek wystawienia faktury, podatnik zwolniony wystawia właśnie fakturę.
Terminy dla JDG bez VAT
- Od 1 lutego 2026: wszystkie firmy, także zwolnione z VAT, odbierają faktury przez KSeF. Fakturę uważa się za otrzymaną, gdy nadano jej numer KSeF, nawet jeśli jej nie otworzysz.
- Od 1 kwietnia 2026: wystawiać faktury w KSeF muszą wszyscy poza najmniejszymi.
- Do 31 grudnia 2026: faktury można wystawiać poza KSeF (na papierze lub w PDF), jeśli suma takich faktur w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Do tej samej daty poza KSeF zostają faktury z kasy fiskalnej, w tym paragon z NIP do 450 zł.
- Od 1 stycznia 2027: KSeF jest obowiązkowy także dla tych, którzy korzystali z limitu 10 000 zł.
To te same terminy co w naszym artykule KSeF w 2026 i 2027 roku.
Limit 10 000 zł miesięcznie: jak liczyć
- Liczy się kwota brutto, razem z VAT. U zwolnionego z VAT to po prostu kwota faktury.
- Do limitu wchodzą tylko faktury, które i tak powinny iść przez KSeF, czyli faktury dla firm i przedsiębiorców.
- Nie wchodzą faktury dla osób prywatnych (konsumentów) ani paragony fiskalne do 450 zł, które są uznawane za faktury uproszczone.
- Miesiąc ustala się według daty wystawienia faktury, a nie daty sprzedaży.
- Fakturę, przy której limit został przekroczony, wystawia się już w KSeF, tak jak wszystkie kolejne. Powrót do dawnych faktur w miesiącu z mniejszym obrotem nie jest możliwy.
Przykład z liczbami
Przykład umowny, nie przypadek klienta. JDG na ryczałcie bez VAT świadczy usługi firmom i osobom prywatnym.
- Marzec 2026. Faktury dla firm na 4 000 zł i 3 500 zł, faktury dla osób prywatnych na 2 800 zł. Do limitu wlicza się tylko 7 500 zł, wszystkie faktury można wystawić poza KSeF.
- Kwiecień 2026. Firmom wystawiono 6 000 zł 8 kwietnia i 5 000 zł 22 kwietnia. Po drugiej fakturze suma wynosi 11 000 zł, limit jest przekroczony, więc fakturę z 22 kwietnia trzeba wystawić już w KSeF.
- Maj 2026 i dalej. Wszystkie faktury dla firm tylko w KSeF, nawet jeśli w którymś miesiącu będzie ich na 2 000 zł.
Jeśli sprzedaż takiego przedsiębiorcy w ciągu roku zbliży się do 240 000 zł, kolejnym krokiem będzie rejestracja do VAT. Jak liczyć ten próg, opisujemy w artykule limit zwolnienia z VAT 240 000 zł.
Faktury dla osób prywatnych i kasa fiskalna
Faktur dla konsumentów (B2C) nie trzeba wystawiać w KSeF, ani przed 1 lutego 2026 roku, ani później. Można je wystawić w KSeF, wtedy nabywca otrzymuje PDF lub wersję papierową z kodem QR. Dobrowolny jest KSeF także przy fakturze dla przedsiębiorcy, który kupuje u Ciebie na cele prywatne.
Sprzedaż przez kasę rejestrującą nadal dokumentuje się paragonami. Faktury wystawione z kasy, w tym paragon z NIP do 450 zł, do 31 grudnia 2026 roku mogą pozostać poza KSeF. Od 2027 roku ten okres przejściowy się kończy.
Kary: w 2026 roku ich nie ma
Zgodnie z obowiązującą ustawą kary za naruszenia w KSeF stosuje się od 1 stycznia 2027 roku: do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% jej kwoty. 16 września 2026 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło, że chce przesunąć początek kar na 1 stycznia 2028 roku. Na dzień sprawdzenia to projekt, ustawa nie została uchwalona. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF przesunięcie nie zmienia.
Od 1 stycznia 2027 roku w przelewie za fakturę z KSeF trzeba podawać jej numer KSeF. Ta zasada dotyczy rozliczeń między czynnymi podatnikami VAT. Jeśli jedna ze stron jest zwolniona z VAT, nie ma ona zastosowania.
Co przygotować teraz
- Zdecyduj, jak będziesz logować się do KSeF: Profil Zaufany, mObywatel, bank lub podpis kwalifikowany.
- Zajrzyj do faktur zakupowych w KSeF: dostawcy na VAT już je tam wysyłają.
- Nadaj biuru uprawnienie do dostępu do faktur. Jak to zrobić, opisujemy w artykule jak nadać uprawnienia w KSeF biuru rachunkowemu.
- Wybierz, gdzie będziesz wystawiać faktury: w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF czy w programie połączonym z KSeF.
- Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł, licz faktury dla firm miesiąc po miesiącu, żeby zauważyć moment przekroczenia.
- Wystaw pierwsze faktury w KSeF jeszcze w 2026 roku, póki nie ma kar.
Częste pytania
Jestem na ryczałcie i bez VAT. Czy w ogóle potrzebuję KSeF?
Tak, jeśli wystawiasz faktury firmom lub otrzymujesz faktury od dostawców na VAT. Odbierać przez KSeF trzeba już teraz. Wystawiać także, jeśli faktur dla firm w miesiącu jest więcej niż na 10 000 zł. Od 2027 roku limitu nie ma.
Pracuję tylko z osobami prywatnymi. Co się zmienia?
Prawie nic: faktury dla osób prywatnych w KSeF nie są obowiązkowe, paragony z kasy pozostają paragonami. Ale faktury wystawiane na Twój NIP przychodzą przez KSeF.
W jednym miesiącu limit 10 000 zł został przekroczony. Czy w następnym można wrócić do PDF?
Nie. Począwszy od faktury, przy której limit został przekroczony, wszystkie faktury dla firm wystawia się tylko w KSeF.
Klient firmowy prosi o fakturę, a korzystam ze zwolnienia z VAT. Czy mogę dać rachunek?
Według stanowiska MF nie: jeśli nabywca zażąda faktury w terminie, podatnik zwolniony wystawia fakturę, a od daty, w której obejmuje go obowiązek, wystawia ją w KSeF.
Prowadzimy JDG na ryczałcie i bez VAT, pobieramy faktury zakupowe z KSeF i liczymy limity na podstawie Twojej sprzedaży. Więcej na stronie księgowość dla JDG. Koszt obsługi pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: KSeF: do 10 000 zł miesięcznie, KSeF: konsumenci i osoby fizyczne, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, MF: odroczenie kar do końca 2027 r.
