Стаття для власників JDG, які не зареєстровані платниками VAT (звільнення за оборотом до 240 000 zł на рік), і для тих, хто сплачує ryczałt. Коротко: звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Приймати фактури через KSeF потрібно з 1 лютого 2026 року, виставляти з 1 квітня 2026 року, а якщо фактур для фірм менше ніж на 10 000 zł на місяць, до кінця 2026 року їх можна виставляти по-старому.
Ryczałt тут ні до чого, важливий VAT
KSeF це правило про фактури із закону про VAT. Форма податку на доходи на нього не впливає: ryczałt, шкала чи liniowy, обовʼязки ті самі. Значення має інше: кому ви продаєте і на яку суму виставляєте фактури. Ryczałtowiec, який є czynnym podatnikiem VAT, працює з KSeF так само, як будь-яка фірма на VAT.
Звільнені від VAT, і за оборотом, і за видом діяльності, з KSeF не виключені. Міністерство фінансів пише прямо: кожен платник, czynny або zwolniony, у якого є обовʼязок виставити фактуру, виставляє її в KSeF.
Коли звільнений від VAT узагалі виставляє фактуру
Сам по собі звільнений платник фактуру виставляти не зобовʼязаний. Обовʼязок зʼявляється, якщо покупець попросить її протягом 3 місяців з кінця місяця, в якому ви продали товар або надали послугу. Фірми-клієнти просять майже завжди, тому фактури для фірм на практиці є в усіх.
Обійти KSeF, виписуючи rachunek замість фактури, не вийде. У розʼясненні січня 2026 року МФ зазначило: якщо є обовʼязок виставити фактуру, звільнений платник виставляє саме фактуру.
Дати для JDG без VAT
- З 1 лютого 2026: усі фірми, включно зі звільненими від VAT, приймають фактури через KSeF. Фактура вважається отриманою, коли їй присвоєно номер KSeF, навіть якщо ви її не відкривали.
- З 1 квітня 2026: виставляти фактури в KSeF зобовʼязані всі, крім найменших.
- До 31 грудня 2026: фактури можна виставляти поза KSeF (на папері або в PDF), якщо сума таких фактур за місяць не більша за 10 000 zł разом із VAT. До цієї ж дати поза KSeF залишаються фактури з каси, включно з paragon z NIP до 450 zł.
- З 1 січня 2027: KSeF обовʼязковий і для тих, хто користувався лімітом 10 000 zł.
Це ті самі дати, що й у нашій статті KSeF у 2026 і 2027 році.
Ліміт 10 000 zł на місяць: як рахувати
- Рахується сума разом із VAT. У звільненого від VAT це просто сума фактури.
- До ліміту входять лише фактури, які й так мають іти через KSeF, тобто фактури для фірм і підприємців.
- Не входять фактури для приватних осіб (konsumentów) і paragony fiskalne до 450 zł, які вважаються спрощеними фактурами.
- Місяць визначається за датою виставлення фактури, а не за датою продажу.
- Фактура, на якій ліміт перевищено, уже виставляється в KSeF, як і всі наступні. Повернутися до попередніх фактур у місяці з меншим оборотом не можна.
Приклад із цифрами
Умовний приклад, не випадок клієнта. JDG на ryczałcie без VAT надає послуги фірмам і приватним особам.
- Березень 2026. Фактури для фірм на 4 000 zł і 3 500 zł, фактури для приватних осіб на 2 800 zł. До ліміту йдуть лише 7 500 zł, усі фактури можна виставити поза KSeF.
- Квітень 2026. Фірмам виставлено 6 000 zł 8 квітня і 5 000 zł 22 квітня. Після другої фактури сума 11 000 zł, ліміт перевищено, тому фактуру від 22 квітня потрібно виставити вже в KSeF.
- Травень 2026 і далі. Усі фактури для фірм лише в KSeF, навіть якщо в якомусь місяці їх буде на 2 000 zł.
Якщо продажі такого підприємця за рік підійдуть до 240 000 zł, наступним кроком буде реєстрація VAT. Як рахувати цей поріг, дивіться у статті ліміт звільнення від VAT 240 000 zł.
Фактури для приватних осіб і каса
Фактури для konsumentów (B2C) виставляти в KSeF не обовʼязково, ні до 1 лютого 2026 року, ні після. Можна виставити і в KSeF, тоді покупець отримує PDF або паперову версію з кодом QR. Добровільний KSeF і для фактури підприємцю, який купує у вас для особистих цілей.
Продажі через касу (kasa rejestrująca), як і раніше, оформлюються чеками. Фактури, виставлені касою, включно з paragon z NIP до 450 zł, до 31 грудня 2026 року можуть залишатися поза KSeF. З 2027 року цей перехідний період закінчується.
Штрафи: у 2026 році їх немає
За чинним законом штрафи за порушення в KSeF застосовуються з 1 січня 2027 року: до 100% суми VAT за фактурою, а для фактури без VAT до 18,7% її суми. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило, що хоче перенести початок штрафів на 1 січня 2028 року. На дату перевірки це проєкт, закон не ухвалено. Сам обовʼязок виставляти фактури в KSeF від перенесення не змінюється.
З 1 січня 2027 року в банківському переказі за фактуру з KSeF потрібно зазначати її номер KSeF. Це правило для розрахунків між czynnymi podatnikami VAT. Якщо одна зі сторін звільнена від VAT, воно не застосовується.
Що підготувати зараз
- Вирішіть, як входитимете в KSeF: Profil Zaufany, mObywatel, банк або кваліфікований підпис.
- Загляньте до вхідних фактур у KSeF: постачальники на VAT уже надсилають їх туди.
- Надайте бюро право на доступ до фактур. Порядок описано у статті як надати бухгалтеру доступ до KSeF.
- Оберіть, де виставлятимете фактури: у безкоштовній Aplikacja Podatnika KSeF або в програмі з підключенням до KSeF.
- Якщо користуєтеся лімітом 10 000 zł, рахуйте фактури для фірм щомісяця, щоб помітити момент перевищення.
- Виставте перші фактури в KSeF ще у 2026 році, поки штрафів немає.
Часті питання
Я на ryczałcie і без VAT. Мені взагалі потрібен KSeF?
Так, якщо ви виставляєте фактури фірмам або отримуєте фактури від постачальників на VAT. Приймати через KSeF потрібно вже зараз. Виставляти теж, якщо фактур для фірм за місяць більше ніж на 10 000 zł. З 2027 року ліміту немає.
Я працюю лише з приватними особами. Що змінюється?
Майже нічого: фактури для приватних осіб у KSeF не обовʼязкові, чеки з каси залишаються чеками. Але фактури, які виставляють на ваш NIP, надходять через KSeF.
В одному місяці я перевищив 10 000 zł. Чи можна в наступному повернутися до PDF?
Ні. Починаючи з фактури, на якій ліміт перевищено, усі фактури для фірм виставляються лише в KSeF.
Клієнт-фірма просить фактуру, а я звільнений від VAT. Чи можна дати rachunek?
За позицією МФ ні: якщо покупець просить фактуру вчасно, звільнений платник виставляє фактуру, а з дати свого обовʼязку виставляє її в KSeF.
Ми ведемо JDG на ryczałcie і без VAT, забираємо вхідні фактури з KSeF і рахуємо ліміти за вашими продажами. Детальніше на сторінці бухгалтерія для JDG. Вартість ведення показує калькулятор на цій сторінці.
Перевірено станом на 5 жовтня 2026 року. Це загальна інформація, а не податкова консультація.
Джерела: KSeF: do 10 000 zł miesięcznie, KSeF: konsumenci i osoby fizyczne, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, MF: odroczenie kar do końca 2027 r.
