Стаття для власників JDG і spółek, які передають облік бухгалтеру і хочуть, щоб він сам бачив їхні фактури в KSeF. Коротко: власник JDG входить у KSeF сам і надає права бюро за його NIP або конкретному бухгалтеру за PESEL, нічого не подаючи до податкової. Spółce без кваліфікованої печатки спочатку потрібен ZAW-FA.
Навіщо бухгалтеру власний доступ
З 1 лютого 2026 року всі фірми приймають фактури через KSeF, а з 1 квітня 2026 року майже всі їх там і виставляють (дати детально у статті KSeF у 2026 і 2027 році). Фактура вважається отриманою в момент, коли система присвоїла їй номер KSeF. Сповіщень KSeF не надсилає, тому хтось має регулярно заходити і забирати документи. Якщо доступ є в бюро, вхідні фактури потрапляють в облік без пересилання поштою.
Передавати бухгалтеру свій Profil Zaufany або підпис не можна, та й немає потреби. У KSeF у кожного свій вхід, а права надаються всередині системи.
Як увійти в KSeF у 2026 році
Безкоштовний вхід через Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 за адресою ap.ksef.mf.gov.pl. Логінів і паролів у KSeF немає: кожен вхід це підтвердження особи одним зі способів.
- Węzeł krajowy (login.gov.pl), працює з 14 лютого 2026 року: Profil Zaufany, застосунок mObywatel, вхід через банк, e-Dowód. Лише для фізичних осіб.
- Кваліфікований підпис (podpis kwalifikowany), платний, для фізичних осіб.
- Кваліфікована печатка (pieczęć kwalifikowana), для фірм, які не є фізичною особою.
- Certyfikat KSeF. Його випускають у самій системі після входу одним зі способів вище, строк дії до 2 років. Сертифікат, випущений на себе як на JDG, іншим передавати не можна.
- Token. За регламентом діє до 31 грудня 2026 року. Міністерство фінансів оголосило, що залишить токени і після цієї дати, але на дату перевірки поправка до регламенту перебуває на стадії проєкту.
Одного номера PESEL для входу замало: потрібен один зі способів зі списку.
Які бувають права
Власник JDG отримує в KSeF uprawnienia właścicielskie автоматично, за своїм NIP, і забрати їх у нього не можна. Іншим людям і фірмам він може надати такі права:
- Wystawianie faktur: виставляти фактури від вашого імені, зокрема в режимі offline.
- Dostęp do faktur: бачити і завантажувати всі фактури фірми, і продажі, і купівлі. Це окреме право, його можна надати без права виставляти.
- Zarządzanie uprawnieniami: надавати і відкликати права іншим. Розділити його на «лише надавати» і «лише відкликати» не можна. До нього входить і перегляд наданих прав.
Бюро зазвичай достатньо права dostęp do faktur. Wystawianie faktur потрібне, якщо бухгалтер виставляє фактури за вас. Zarządzanie uprawnieniami стороннім краще не надавати: нехай управління доступом залишається у власника.
Бюро за NIP чи бухгалтер за PESEL
- Фірмі за NIP (biuro rachunkowe). Під час надання можна позначити, що бюро має право передавати права далі своїм співробітникам. Тоді бюро саме призначає, хто з бухгалтерів веде вашу фірму, і при зміні співробітника вам нічого робити не потрібно. Співробітники бюро отримують лише виставлення і доступ до фактур, роздавати права від вашого імені вони не можуть.
- Конкретній людині за PESEL, за NIP або за даними її кваліфікованого підпису. Підходить, якщо бухгалтер працює сам. Якщо людина зміниться, права доведеться надавати заново.
Для роботи з бюро перший варіант зручніший. Наші клієнти надають права на NIP бюро, він зазначений у договорі.
Покроково: як надати права в Aplikacja Podatnika
- Дізнайтеся в бюро його NIP і які права йому потрібні.
- Відкрийте ap.ksef.mf.gov.pl і увійдіть через Węzeł krajowy або кваліфікований підпис у контексті NIP вашої JDG.
- Відкрийте розділ Uprawnienia і оберіть надання прав (nadanie uprawnień). Назви пунктів у застосунку іноді змінюються, орієнтуйтеся за змістом.
- Оберіть, кому надаєте: podmiot (фірма) або osoba fizyczna. Для бюро вкажіть його NIP, для людини PESEL або NIP, імʼя та прізвище.
- Позначте потрібні права. Якщо надаєте права бюро за NIP і в бюро кілька бухгалтерів, увімкніть опцію передачі прав далі.
- Підтвердьте операцію і перевірте, що бюро зʼявилося у списку наданих прав.
- Повідомте бюро, що права надано. Бухгалтер побачить вашу фірму після свого входу.
Те саме можна зробити в бухгалтерській програмі, якщо вона підключена до API KSeF 2.0.
Коли потрібен ZAW-FA
Власнику JDG ZAW-FA для цього не потрібен: фізична особа входить у KSeF сама і надає права електронно. Spółka або інша організація без кваліфікованої печатки подає ZAW-FA до свого urzędu skarbowego і призначає одну людину, яка працюватиме в KSeF від її імені. Це не обовʼязково член правління. Далі ця людина надає права решті, зокрема бюро.
- Чинна версія форми ZAW-FA(3), з 1 лютого 2026 року.
- Подати можна на папері (особисто або поштою), через інтерактивну форму в e-Urząd Skarbowy або через e-Doręczenia.
- З 1 січня 2026 року ZAW-FA, надісланий через ePUAP, не вважається доставленим.
- В одному ZAW-FA зазначається лише одна людина.
- Права починають діяти, коли співробітник податкової внесе дані в систему. Про це надходить лист на адреси, зазначені у формі.
Як відкликати доступ
Права відкликають там само, у розділі управління правами: знаходите бюро або людину у списку і відкликаєте потрібне право. Разом із правом перестають працювати і токени, випущені на нього. Сертифікат KSeF колишнього бухгалтера сам собою не анулюється, але працювати з ним у контексті вашої фірми вже не можна.
Людину, призначену через ZAW-FA, змінюють двома формами: спочатку ZAW-FA з метою «odebranie uprawnień», потім нова з метою «nadanie uprawnień». Права, які попередня людина встигла надати іншим, при цьому самі не відкликаються, їх потрібно перевірити окремо.
Під час зміни бюро відкличте права в попереднього і надайте новому в один день, щоб вхідні фактури не залишилися без нагляду. Як влаштований перехід, описано на сторінці зміна бухгалтера.
Приклад
Умовний приклад, не випадок клієнта. Власник JDG виставляє фактури сам у своїй програмі, бюро веде KPiR. Він входить у KSeF через mObywatel і надає бюро за NIP право dostęp do faktur з опцією передачі співробітникам, а wystawianie faktur не надає. Через пів року в бюро змінюється бухгалтер, який веде цю фірму. Власнику нічого робити не потрібно: бюро перепризначає доступ у себе.
Часті питання
Чи потрібно щось подавати до податкової, щоб надати доступ бухгалтеру?
Власнику JDG ні, все робиться електронно в KSeF. ZAW-FA подає лише організація без кваліфікованої печатки, щоб призначити першу людину.
Чи побачить бюро мої фактури на купівлі?
Так. Dostęp do faktur відкриває всі фактури фірми, виставлені й отримані. Розділити їх на рівні прав не можна.
Чи можна надати бухгалтеру лише перегляд?
Так, надайте dostęp do faktur без wystawianie faktur. Виставляти фактури від вашого імені він тоді не зможе.
Бухгалтер пішов, а права залишилися. Що робити?
Відкличте права в розділі управління правами. Якщо права надано бюро за NIP, бюро саме прибирає доступ свого співробітника, але список наданих прав усе одно варто переглянути.
Клієнтам на веденні ми підказуємо, які права надати, перевіряємо, що доступ працює, і забираємо вхідні фактури з KSeF в облік. Детальніше на сторінці бухгалтерія для JDG. Вартість ведення показує калькулятор на цій сторінці.
Перевірено станом на 5 жовтня 2026 року. Це загальна інформація, а не податкова консультація.
Джерела: KSeF: JDG i MŚP, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I.
