Статья для владельцев JDG и spółek, которые передают учёт бухгалтеру и хотят, чтобы он сам видел их фактуры в KSeF. Коротко: владелец JDG входит в KSeF сам и выдаёт права бюро по его NIP или конкретному бухгалтеру по PESEL, ничего не подавая в налоговую. Spółce без квалифицированной печати сначала нужен ZAW-FA.
Зачем бухгалтеру свой доступ
С 1 февраля 2026 года все фирмы принимают фактуры через KSeF, а с 1 апреля 2026 года почти все их там и выставляют (даты подробно в статье KSeF в 2026 и 2027 году). Фактура считается полученной в момент, когда система присвоила ей номер KSeF. Уведомлений KSeF не рассылает, поэтому кто-то должен регулярно заходить и забирать документы. Если доступ есть у бюро, входящие фактуры попадают в учёт без пересылки по почте.
Передавать бухгалтеру свой Profil Zaufany или подпись нельзя, да и незачем. В KSeF у каждого свой вход, а права выдаются внутри системы.
Как войти в KSeF в 2026 году
Бесплатный вход через Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 по адресу ap.ksef.mf.gov.pl. Логинов и паролей в KSeF нет: каждый вход это подтверждение личности одним из способов.
- Węzeł krajowy (login.gov.pl), работает с 14 февраля 2026 года: Profil Zaufany, приложение mObywatel, вход через банк, e-Dowód. Только для физических лиц.
- Квалифицированная подпись (podpis kwalifikowany), платная, для физических лиц.
- Квалифицированная печать (pieczęć kwalifikowana), для фирм, которые не являются физическим лицом.
- Certyfikat KSeF. Его выпускают в самой системе после входа одним из способов выше, срок действия до 2 лет. Сертификат, выпущенный на себя как на JDG, другим передавать нельзя.
- Token. По регламенту действует до 31 декабря 2026 года. Министерство финансов объявило, что оставит токены и после этой даты, но на дату проверки поправка к регламенту находится в стадии проекта.
Одного номера PESEL для входа мало: нужен один из способов из списка.
Какие права бывают
Владелец JDG получает в KSeF uprawnienia właścicielskie автоматически, по своему NIP, и забрать их у него нельзя. Другим людям и фирмам он может выдать такие права:
- Wystawianie faktur: выставлять фактуры от вашего имени, в том числе в режиме offline.
- Dostęp do faktur: видеть и скачивать все фактуры фирмы, и продажи, и покупки. Это отдельное право, его можно дать без права выставлять.
- Zarządzanie uprawnieniami: выдавать и забирать права другим. Разделить его на «только выдавать» и «только забирать» нельзя. В него входит и просмотр выданных прав.
Бюро обычно хватает права dostęp do faktur. Wystawianie faktur нужно, если бухгалтер выставляет фактуры за вас. Zarządzanie uprawnieniami посторонним лучше не давать: пусть управление доступом остаётся у владельца.
Бюро по NIP или бухгалтер по PESEL
- Фирме по NIP (biuro rachunkowe). При выдаче можно отметить, что бюро вправе передавать права дальше своим сотрудникам. Тогда бюро само назначает, кто из бухгалтеров ведёт вашу фирму, и при смене сотрудника вам ничего делать не нужно. Сотрудники бюро получают только выставление и доступ к фактурам, раздавать права от вашего имени они не могут.
- Конкретному человеку по PESEL, по NIP или по данным его квалифицированной подписи. Подходит, если бухгалтер работает один. Если человек сменится, права придётся выдавать заново.
Для работы с бюро первый вариант удобнее. Наши клиенты выдают права на NIP бюро, он указан в договоре.
Пошагово: как выдать права в Aplikacja Podatnika
- Узнайте у бюро его NIP и какие права ему нужны.
- Откройте ap.ksef.mf.gov.pl и войдите через Węzeł krajowy или квалифицированную подпись в контексте NIP вашей JDG.
- Откройте раздел Uprawnienia и выберите выдачу прав (nadanie uprawnień). Названия пунктов в приложении иногда меняются, ориентируйтесь по смыслу.
- Выберите, кому выдаёте: podmiot (фирма) или osoba fizyczna. Для бюро укажите его NIP, для человека PESEL или NIP, имя и фамилию.
- Отметьте нужные права. Если выдаёте права бюро по NIP и у бюро несколько бухгалтеров, включите опцию передачи прав дальше.
- Подтвердите операцию и проверьте, что бюро появилось в списке выданных прав.
- Сообщите бюро, что права выданы. Бухгалтер увидит вашу фирму после своего входа.
То же можно сделать в бухгалтерской программе, если она подключена к API KSeF 2.0.
Когда нужен ZAW-FA
Владельцу JDG ZAW-FA для этого не нужен: физическое лицо входит в KSeF само и выдаёт права электронно. Spółka или другая организация без квалифицированной печати подаёт ZAW-FA в свой urząd skarbowy и назначает одного человека, который будет работать в KSeF от её имени. Это не обязательно член правления. Дальше этот человек выдаёт права остальным, в том числе бюро.
- Действующая версия формы ZAW-FA(3), с 1 февраля 2026 года.
- Подать можно на бумаге (лично или почтой), через интерактивную форму в e-Urząd Skarbowy или через e-Doręczenia.
- С 1 января 2026 года ZAW-FA, отправленный через ePUAP, не считается доставленным.
- В одном ZAW-FA указывается только один человек.
- Права начинают действовать, когда сотрудник налоговой внесёт данные в систему. Об этом приходит письмо на адреса, указанные в форме.
Как забрать доступ
Права отзывают там же, в разделе управления правами: находите бюро или человека в списке и отзываете нужное право. Вместе с правом перестают работать и токены, выпущенные на него. Сертификат KSeF бывшего бухгалтера сам по себе не аннулируется, но работать в контексте вашей фирмы с ним уже нельзя.
Человека, назначенного через ZAW-FA, меняют двумя формами: сначала ZAW-FA с целью «odebranie uprawnień», затем новая с целью «nadanie uprawnień». Права, которые прежний человек успел выдать другим, при этом сами не отзываются, их нужно проверить отдельно.
При смене бюро заберите права у прежнего и выдайте новому в один день, чтобы входящие фактуры не остались без присмотра. Как устроен переход, описано на странице смена бухгалтера.
Пример
Условный пример, не случай клиента. Владелец JDG выставляет фактуры сам в своей программе, бюро ведёт KPiR. Он входит в KSeF через mObywatel и выдаёт бюро по NIP право dostęp do faktur с опцией передачи сотрудникам, а wystawianie faktur не даёт. Через полгода в бюро меняется бухгалтер, который ведёт эту фирму. Владельцу ничего делать не нужно: бюро переназначает доступ у себя.
Частые вопросы
Нужно ли что-то подавать в налоговую, чтобы дать доступ бухгалтеру?
Владельцу JDG нет, всё делается электронно в KSeF. ZAW-FA подаёт только организация без квалифицированной печати, чтобы назначить первого человека.
Увидит ли бюро мои фактуры на покупки?
Да. Dostęp do faktur открывает все фактуры фирмы, выставленные и полученные. Разделить их на уровне прав нельзя.
Можно ли дать бухгалтеру только просмотр?
Да, выдайте dostęp do faktur без wystawianie faktur. Выставлять фактуры от вашего имени он тогда не сможет.
Бухгалтер ушёл, а права остались. Что делать?
Отзовите права в разделе управления правами. Если права выданы бюро по NIP, бюро само убирает доступ своего сотрудника, но список выданных прав всё равно стоит просмотреть.
Клиентам на ведении мы подсказываем, какие права выдать, проверяем, что доступ работает, и забираем входящие фактуры из KSeF в учёт. Подробнее на странице бухгалтерия для JDG. Стоимость ведения показывает калькулятор на этой странице.
Проверено по состоянию на 5 октября 2026 года. Это общая информация, а не налоговая консультация.
Источники: KSeF: JDG i MŚP, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I.
