Статья для владельцев JDG, которые не зарегистрированы плательщиками VAT (освобождение по обороту до 240 000 zł в год), и для тех, кто платит ryczałt. Коротко: освобождение от VAT не освобождает от KSeF. Принимать фактуры через KSeF нужно с 1 февраля 2026 года, выставлять с 1 апреля 2026 года, а если фактур для фирм меньше чем на 10 000 zł в месяц, до конца 2026 года их можно выставлять по-старому.
Ryczałt тут ни при чём, важен VAT
KSeF это правило о фактурах из закона о VAT. Форма подоходного налога на него не влияет: ryczałt, шкала или liniowy, обязанности одни и те же. Значение имеет другое: кому вы продаёте и на какую сумму выставляете фактуры. Ryczałtowiec, который является czynnym podatnikiem VAT, работает с KSeF так же, как любая фирма на VAT.
Освобождённые от VAT, и по обороту, и по виду деятельности, из KSeF не исключены. Министерство финансов пишет прямо: каждый плательщик, czynny или zwolniony, у которого есть обязанность выставить фактуру, выставляет её в KSeF.
Когда освобождённый от VAT вообще выставляет фактуру
Сам по себе освобождённый плательщик фактуру выставлять не обязан. Обязанность появляется, если покупатель попросит её в течение 3 месяцев с конца месяца, в котором вы продали товар или оказали услугу. Фирмы-клиенты просят почти всегда, поэтому фактуры для фирм на практике есть у всех.
Обойти KSeF, выписывая rachunek вместо фактуры, не выйдет. В разъяснении января 2026 года МФ указало: если есть обязанность выставить фактуру, освобождённый плательщик выставляет именно фактуру.
Даты для JDG без VAT
- С 1 февраля 2026: все фирмы, включая освобождённые от VAT, принимают фактуры через KSeF. Фактура считается полученной, когда ей присвоен номер KSeF, даже если вы её не открывали.
- С 1 апреля 2026: выставлять фактуры в KSeF обязаны все, кроме самых малых.
- До 31 декабря 2026: фактуры можно выставлять вне KSeF (на бумаге или в PDF), если сумма таких фактур за месяц не больше 10 000 zł вместе с VAT. До этой же даты вне KSeF остаются фактуры из кассы, включая paragon z NIP до 450 zł.
- С 1 января 2027: KSeF обязателен и для тех, кто пользовался лимитом 10 000 zł.
Это те же даты, что и в нашей статье KSeF в 2026 и 2027 году.
Лимит 10 000 zł в месяц: как считать
- Считается сумма вместе с VAT. У освобождённого от VAT это просто сумма фактуры.
- В лимит входят только фактуры, которые и так должны идти через KSeF, то есть фактуры для фирм и предпринимателей.
- Не входят фактуры для частных лиц (konsumentów) и paragony fiskalne до 450 zł, которые считаются упрощёнными фактурами.
- Месяц определяется по дате выставления фактуры, а не по дате продажи.
- Фактура, на которой лимит превышен, уже выставляется в KSeF, как и все следующие. Вернуться к прежним фактурам в месяце с меньшим оборотом нельзя.
Пример с цифрами
Условный пример, не случай клиента. JDG на ryczałcie без VAT оказывает услуги фирмам и частным лицам.
- Март 2026. Фактуры для фирм на 4 000 zł и 3 500 zł, фактуры для частных лиц на 2 800 zł. В лимит идут только 7 500 zł, все фактуры можно выставить вне KSeF.
- Апрель 2026. Фирмам выставлено 6 000 zł 8 апреля и 5 000 zł 22 апреля. После второй фактуры сумма 11 000 zł, лимит превышен, поэтому фактуру от 22 апреля нужно выставить уже в KSeF.
- Май 2026 и дальше. Все фактуры для фирм только в KSeF, даже если в каком-то месяце их будет на 2 000 zł.
Если продажи такого предпринимателя за год пойдут к 240 000 zł, следующим шагом будет регистрация VAT. Как считать этот порог, смотрите в статье лимит освобождения от VAT 240 000 zł.
Фактуры для частных лиц и касса
Фактуры для konsumentów (B2C) выставлять в KSeF не обязательно, ни до 1 февраля 2026 года, ни после. Можно выставить и в KSeF, тогда покупатель получает PDF или бумажную версию с кодом QR. Добровольна KSeF и для фактуры предпринимателю, который покупает у вас для личных целей.
Продажи через кассу (kasa rejestrująca) по-прежнему оформляются чеками. Фактуры, выставленные кассой, включая paragon z NIP до 450 zł, до 31 декабря 2026 года могут оставаться вне KSeF. С 2027 года этот переходный период заканчивается.
Штрафы: в 2026 году их нет
По действующему закону штрафы за нарушения в KSeF применяются с 1 января 2027 года: до 100% суммы VAT по фактуре, а для фактуры без VAT до 18,7% её суммы. 16 сентября 2026 года Министерство финансов объявило, что хочет перенести начало штрафов на 1 января 2028 года. На дату проверки это проект, закон не принят. Сама обязанность выставлять фактуры в KSeF от переноса не меняется.
С 1 января 2027 года в банковском переводе за фактуру из KSeF нужно указывать её номер KSeF. Это правило для расчётов между czynnymi podatnikami VAT. Если одна из сторон освобождена от VAT, оно не применяется.
Что подготовить сейчас
- Решите, как будете входить в KSeF: Profil Zaufany, mObywatel, банк или квалифицированная подпись.
- Загляните во входящие фактуры в KSeF: поставщики на VAT уже присылают их туда.
- Выдайте бюро право на доступ к фактурам. Порядок описан в статье как дать бухгалтеру доступ в KSeF.
- Выберите, где будете выставлять фактуры: в бесплатной Aplikacja Podatnika KSeF или в программе с подключением к KSeF.
- Если пользуетесь лимитом 10 000 zł, считайте фактуры для фирм помесячно, чтобы заметить момент превышения.
- Выставьте первые фактуры в KSeF ещё в 2026 году, пока штрафов нет.
Частые вопросы
Я на ryczałcie и без VAT. Мне вообще нужен KSeF?
Да, если вы выставляете фактуры фирмам или получаете фактуры от поставщиков на VAT. Принимать через KSeF нужно уже сейчас. Выставлять тоже, если фактур для фирм за месяц больше чем на 10 000 zł. С 2027 года лимита нет.
Я работаю только с частными лицами. Что меняется?
Почти ничего: фактуры для частных лиц в KSeF не обязательны, чеки из кассы остаются чеками. Но фактуры, которые выставляют на ваш NIP, приходят через KSeF.
В одном месяце я превысил 10 000 zł. Можно в следующем вернуться к PDF?
Нет. Начиная с фактуры, на которой лимит превышен, все фактуры для фирм выставляются только в KSeF.
Клиент-фирма просит фактуру, а я освобождён от VAT. Можно дать rachunek?
По позиции МФ нет: если покупатель просит фактуру в срок, освобождённый плательщик выставляет фактуру, а с даты своей обязанности выставляет её в KSeF.
Мы ведём JDG на ryczałcie и без VAT, забираем входящие фактуры из KSeF и считаем лимиты по вашим продажам. Подробнее на странице бухгалтерия для JDG. Стоимость ведения показывает калькулятор на этой странице.
Проверено по состоянию на 5 октября 2026 года. Это общая информация, а не налоговая консультация.
Источники: KSeF: do 10 000 zł miesięcznie, KSeF: konsumenci i osoby fizyczne, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, MF: odroczenie kar do końca 2027 r.
