Artykuł dla wspólników i członków zarządu spółki z o.o., której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. W skrócie: sprawozdanie sporządza się do 31 marca, zatwierdza do 30 czerwca i składa w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej 15 lipca. Do urzędu skarbowego osobno się go nie wysyła, a CIT-8 składa się wcześniej, do 31 marca.
Kalendarz dla sprawozdania za 2026 rok
- Do 31 marca 2027 roku: zarząd zapewnia sporządzenie sprawozdania (3 miesiące od dnia bilansowego). Tego samego dnia mija termin złożenia CIT-8 i zapłaty podatku za rok. Zeznanie nie czeka na zatwierdzenie sprawozdania.
- Do 30 czerwca 2027 roku: zwyczajne zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności, decyduje o podziale zysku lub pokryciu straty i udziela absolutorium członkom zarządu.
- W ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej 15 lipca 2027 roku: pakiet dokumentów składa się w KRS.
Jeśli rok obrotowy spółki różni się od kalendarzowego, długość terminów jest taka sama, liczy się je od ostatniego dnia jej roku obrotowego.
Co wchodzi w skład pakietu i w jakim formacie
- Samo sprawozdanie: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Małe spółki, które stosują uproszczenia dla jednostek mikro lub małych, części elementów nie sporządzają.
- Format: wyłącznie plik elektroniczny w strukturze logicznej XML publikowanej przez Ministerstwo Finansów. PDF ani skanu papierowego sprawozdania KRS nie przyjmie.
- Sprawozdanie z działalności (sprawozdanie zarządu) jest dla spółki z o.o. obowiązkowe. Jednostka mikro i jednostka mała mogą go nie sporządzać, jeśli w informacji dodatkowej ujawniły dane o nabyciu udziałów własnych.
- Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty. Do KRS można złożyć ich kopie podpisane elektronicznie przez osobę składającą.
- Sprawozdanie z badania, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.
W spółce z jednym wspólnikiem to on sam podejmuje decyzje za zgromadzenie, a sporządza się je na piśmie. Jeśli wspólników jest kilku, uchwałę można podjąć bez zgromadzenia, gdy wszyscy wyrażą na piśmie zgodę na nią lub na głosowanie pisemne.
Kto i czym podpisuje
Sprawozdanie podpisują, ze wskazaniem daty, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz zarząd. Odpowiedni jest kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany albo podpis osobisty z e-dowodu. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, podpisują wszyscy albo jeden z członków, a pozostali składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy. Odmowę podpisu składa się na piśmie z uzasadnieniem i trafia ona do KRS razem ze sprawozdaniem.
Pakiet do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych może złożyć członek zarządu, prokurent lub likwidator, którego PESEL jest ujawniony w KRS. Takie złożenie jest bezpłatne. Jeśli nikt z zarządu nie ma PESEL-u ujawnionego w KRS, według biznes.gov.pl pozostaje płatne złożenie za 140 zł, poza tym pakiet może złożyć adwokat lub radca prawny na podstawie pełnomocnictwa.
Urząd skarbowy i e-Sprawozdania
Spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS wysyła sprawozdanie tylko do KRS. Ministerstwo Finansów wprost pisze, że przesyłać go Szefowi KAS ani do urzędu skarbowego w takim przypadku nie trzeba. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe na podatki.gov.pl jest przeznaczona dla podmiotów, których w tym rejestrze nie ma, do składania w KRS się jej nie używa.
CIT-8 składa się tylko elektronicznie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, dla roku kalendarzowego do 31 marca, i w tym samym terminie płaci się podatek. Jeśli po zatwierdzeniu liczby w sprawozdaniu się zmieniły, CIT-8 się koryguje. Estoński CIT ma własne zeznanie i własną logikę, omawiamy ją w artykule CIT estoński w 2026 roku.
Jeśli spółka nie prowadziła działalności
Zwolnienia dla spółki bez działalności nie ma, a biznes.gov.pl osobno zaznacza, że ustawa nie przewiduje wyjątków z powodu szczególnych okoliczności. Dopóki spółka jest w KRS, za każdy rok sporządza, zatwierdza i składa sprawozdanie, nawet jeśli jest w nim tylko kapitał na rachunku i opłaty bankowe. Zerowe sprawozdanie podpisuje się i składa tak samo jak zwykłe, CIT-8 również się składa.
Co grozi za niedotrzymanie terminu
- Sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie i może nakładać na członków zarządu grzywnę, także wielokrotnie.
- Jeśli mimo wezwania sądu sprawozdania nie zostały złożone za 2 kolejne lata, sąd wszczyna postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji.
- Zgodnie z ustawą o rachunkowości za niezłożenie sprawozdania w KRS grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności. Za niesporządzenie sprawozdania w ogóle lub zawarcie w nim nierzetelnych danych grozi grzywna lub pozbawienie wolności do 2 lat.
- Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone do 30 czerwca, i tak składa się je w KRS w ciągu 15 dni od tego terminu, a po zatwierdzeniu składa się je ponownie razem z uchwałą, również w ciągu 15 dni.
Kiedy potrzebne jest badanie
Sprawozdanie spółki z o.o. podlega obowiązkowemu badaniu, jeśli w poprzednim roku obrotowym spełnione zostały dwa z trzech warunków: średnio co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, suma aktywów na koniec roku co najmniej równowartość 3 125 000 EUR, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej równowartość 6 250 000 EUR. Te progi stosuje się od lat obrotowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 roku, wcześniej wynosiły 2 500 000 i 5 000 000 EUR. Badanie przeprowadza firma audytorska przed zatwierdzeniem sprawozdania. Obowiązkowego badania w Polsce nie przeprowadzamy, przygotowujemy tylko sprawozdanie i dokumenty dla biegłego rewidenta.
Przykład: sprawozdanie za 2026 rok
Przykład umowny, a nie przypadek klienta. W spółce jest jeden wspólnik, będący zarazem jedynym członkiem zarządu. W 2025 roku spółka miała 12 pracowników, aktywa około 1,2 mln EUR i przychody około 2,8 mln EUR. Żaden warunek badania nie jest spełniony, dlatego sprawozdanie za 2026 rok nie podlega badaniu.
- 25 marca 2027 roku: biuro zamyka księgi, sprawozdanie w XML podpisują księgowy i członek zarządu profilem zaufanym.
- 30 marca: złożony CIT-8 i zapłacony podatek.
- 22 czerwca: jedyny wspólnik na piśmie zatwierdza sprawozdanie i pozostawia zysk w spółce.
- Do 7 lipca: sprawozdanie, uchwały i sprawozdanie z działalności składa się w KRS.
Gdyby wspólnik nie zatwierdził sprawozdania do 30 czerwca, niezatwierdzone sprawozdanie trzeba byłoby złożyć do 15 lipca, a po zatwierdzeniu złożyć ponownie.
Częste pytania
Czy trzeba wysyłać sprawozdanie do urzędu skarbowego, jeśli jest już w KRS?
Nie. Dla spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS wystarczy złożenie w KRS, jak wprost pisze Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl.
Członek zarządu mieszka za granicą. Jak ma podpisać sprawozdanie?
Kwalifikowanym podpisem elektronicznym, można go uzyskać także w innym kraju UE. Profil zaufany i podpis osobisty wymagają polskich dokumentów i numeru PESEL. Do złożenia w KRS potrzebna jest osoba z PESEL-em ujawnionym w KRS albo płatne złożenie.
Spółka w pierwszym roku działała trzy miesiące. Czy sprawozdanie za ten rok jest potrzebne?
Jeśli działalność rozpoczęto w drugiej połowie roku obrotowego, pierwszy okres można połączyć z kolejnym rokiem i złożyć jedno sprawozdanie za oba. Jeśli start przypadł na pierwszą połowę roku, sprawozdanie za niepełny rok jest obowiązkowe.
Kto odpowiada za terminy, biuro czy zarząd?
Zgodnie z ustawą sporządzenie i złożenie sprawozdania zapewnia kierownik jednostki, w spółce jest to zarząd. Biuro przygotowuje sprawozdanie i podpisuje je jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg.
Prowadzimy pełną księgowość spółek, przygotowujemy sprawozdanie w strukturze XML, wzory uchwał i podpowiadamy, jak złożyć pakiet w KRS: księgowość spółki. Co zrobić w pierwszych tygodniach po rejestracji, opisujemy w artykule spółka po wpisie do KRS. Koszt prowadzenia księgowości pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: biznes.gov.pl: kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe, podatki.gov.pl: e-Sprawozdania Finansowe, biznes.gov.pl: zeznanie roczne CIT-8.
