Artykuł dla osób, których spółka z o.o. właśnie pojawiła się w KRS po rejestracji przez S24. W skrócie: w ciągu 7 dni trzeba wnieść kapitał i złożyć oświadczenie zarządu, w ciągu 14 dni zapłacić PCC i dokonać zgłoszenia do CRBR, w ciągu 21 dni złożyć NIP-8, a VAT-R przed pierwszą sprzedażą z VAT. Jak przebiega sama rejestracja, opisujemy na stronie rejestracja spółki, tutaj tylko to, co następuje po niej.
Co się zmienia od chwili wpisu do KRS
NIP i REGON spółka otrzymuje automatycznie, zwykle w ciągu kilku dni. W trybie S24 papierowych pism z urzędu skarbowego i GUS nie będzie: powiadomienia pojawiają się na koncie w S24. Od tej chwili spółka ma zarząd, który odpowiada za wszystkie poniższe terminy, nawet jeśli księgowość prowadzi biuro.
Firmy rejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 roku podają dane do adresu do e-Doręczeń bezpośrednio we wniosku o wpis, adres jest bezpłatny. Po wpisie zaloguj się do skrzynki e-Doręczeń i wyznacz jej administratora. Trafiają tam pisma z urzędu skarbowego, ZUS i sądu, dlatego trzeba ją regularnie sprawdzać.
Lista kontrolna z terminami
Terminy liczy się od daty wpisu do KRS, z wyjątkiem PCC: tam bieg terminu zaczyna się od dnia podpisania umowy spółki.
- Kapitał, 7 dni. W spółce z S24 kapitał wnosi się wyłącznie wkładami pieniężnymi, nie później niż w ciągu 7 dni od daty wpisu do KRS. W tym samym terminie zarząd składa do sądu oświadczenie wszystkich członków zarządu o tym, że wkłady zostały wniesione w całości, jeśli nie dołączono go do wniosku. Można je wygenerować w S24, opłata sądowa wynosi 40 zł.
- PCC-3, 14 dni od daty umowy. Umowa spółki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych: 0,5% od kapitału zakładowego pomniejszonego o koszty rejestracji. Przy kapitale 5 000 zł to nie więcej niż 25 zł. Termin biegnie od podpisania umowy w S24.
- CRBR, 14 dni. Dane o beneficjentach rzeczywistych, czyli osobach, które faktycznie są właścicielami spółki i ją kontrolują, zgłasza się bezpłatnie przez podatki.gov.pl/crbr. Zgłoszenia dokonuje wyłącznie osoba uprawniona do reprezentowania spółki, z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Za niedotrzymanie terminu lub nieprawdziwe dane grozi kara do 1 000 000 zł. Zmiany również zgłasza się w ciągu 14 dni.
- NIP-8, 21 dni. Dane, których nie ma w KRS: rachunki bankowe, adresy miejsc prowadzenia działalności, kto prowadzi księgowość i jego NIP, gdzie przechowywana jest dokumentacja rachunkowa, dane kontaktowe. Jeśli spółka będzie opłacać składki ZUS, według biznes.gov.pl termin wynosi 7 dni.
- VAT-R, przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną. Spółka również może nie rejestrować się do VAT, dopóki sprzedaż nie przekroczy 240 000 zł rocznie (w pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie), jeśli jej działalność nie wymaga VAT od pierwszej sprzedaży. VAT-UE jest potrzebny przed pierwszą usługą lub dostawą towarów dla firmy z innego kraju UE.
- ZUS jedynego wspólnika, 7 dni. Szczegóły w części poniżej.
ZUS: wspólnik i członkowie zarządu
- Jedyny wspólnik jest dla ZUS osobą prowadzącą pozarolniczą działalność. Sam zgłasza się do ZUS w ciągu 7 dni i płaci składki społeczne co najmniej od podstawy 5 652 zł: z dobrowolnym chorobowym i Funduszem Pracy to 1 926,76 zł miesięcznie w 2026 roku. Ulga na start, preferencyjny ZUS i Mały ZUS Plus mu nie przysługują.
- Składka zdrowotna jedynego wspólnika w 2026 roku jest stała: 830,58 zł miesięcznie, niezależnie od zysku spółki.
- Jeśli wspólników jest dwóch lub więcej, sam status wspólnika nie rodzi obowiązku płacenia ZUS.
- Członek zarządu na powołaniu bez wynagrodzenia nie płaci składek. Jeśli uchwała przyznaje mu wynagrodzenie, od 2022 roku pobiera się od niego PIT i składkę zdrowotną 9%, składek społecznych nie ma.
- Członka zarządu na umowie o pracę zgłasza się jak zwykłego pracownika. Pracowników i zleceniobiorców zgłasza się do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Księgowość: umowa, księgi i polityka rachunkowości
Spółka zawsze prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe) zgodnie z ustawą o rachunkowości, obroty nie mają znaczenia. Księgi może prowadzić sama spółka albo biuro na podstawie umowy. Biuro i adres przechowywania dokumentacji wskazuje się w NIP-8.
- Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe. W spółce z S24 takim zdarzeniem często jest wpłata kapitału.
- Politykę rachunkowości zarząd zatwierdza na piśmie i w języku polskim: rok obrotowy, metody wyceny, zakładowy plan kont, program, w którym prowadzi się księgi.
- Jeśli spółka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku obrotowego, pierwszy okres można połączyć z następnym rokiem i sporządzić jedno sprawozdanie za oba. Przy starcie w październiku 2026 roku i roku obrotowym równym kalendarzowemu pierwsze sprawozdanie można sporządzić od razu na 31 grudnia 2027 roku.
Rachunek na białej liście i KSeF
Rachunek firmowy spółki otwórz zaraz po wpisie do KRS i wskaż go w NIP-8. Do wykazu podatników VAT, czyli tak zwanej białej listy, rachunek trafia, gdy spółka jest zarejestrowana do VAT i zgłosiła rachunek do urzędu skarbowego. Dla kontrahentów to ważne: jeśli płacą ponad 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, ryzykują, że nie zaliczą wydatku do kosztów, i odpowiadają za VAT sprzedawcy.
Od 1 kwietnia 2026 roku prawie wszystkie firmy wystawiają faktury w KSeF, a odbierają je stamtąd wszystkie. Jeśli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, pierwszy dostęp uzyskuje się formularzem ZAW-FA w urzędzie skarbowym: wskazuje on osobę, która potem nadaje uprawnienia biuru. Krok po kroku opisujemy to w artykule jak nadać uprawnienia w KSeF biuru rachunkowemu.
Przykład: kalendarz nowej spółki
Przykład umowny, a nie przypadek klienta. Jeden wspólnik, będący zarazem jedynym członkiem zarządu, kapitał 5 000 zł, pierwszy klient w Niemczech.
- 12 października 2026 roku, poniedziałek: umowa podpisana w S24.
- 14 października: wpis do KRS.
- Do 21 października: wpłacić 5 000 zł na rachunek spółki, złożyć oświadczenie o kapitale, zgłosić się do ZUS jako jedyny wspólnik.
- Do 26 października: złożyć PCC-3 i zapłacić podatek.
- Do 28 października: dokonać zgłoszenia do CRBR.
- Do 4 listopada: złożyć NIP-8 z rachunkiem i danymi biura.
- Przed pierwszą fakturą: VAT-R z rejestracją VAT-UE, ZAW-FA i uprawnienia biura w KSeF.
- W ciągu 15 dni od wpłaty kapitału: otworzyć księgi i zatwierdzić politykę rachunkowości.
W tym przykładzie ZUS wspólnika wyniesie 1 926,76 zł składek społecznych z chorobowym i 830,58 zł składki zdrowotnej miesięcznie, razem 2 757,34 zł, od pierwszego miesiąca. Warto to uwzględnić przed rejestracją, gdy wybierasz między JDG a spółką.
Częste pytania
Czy trzeba coś składać w CEIDG?
Nie. CEIDG obejmuje tylko JDG. Wszystkie dane spółki idą przez KRS, NIP-8 i CRBR.
Co się stanie, jeśli oświadczenie o kapitale nie zostanie złożone w ciągu 7 dni?
To obowiązkowy dokument, dlatego sąd może wezwać zarząd i wyznaczyć dodatkowy 7-dniowy termin pod rygorem grzywny, także ponownej. Kapitał i tak musi zostać wniesiony.
Czy można na razie nie rejestrować się do VAT?
Tak, jeśli sprzedaż mieści się w limicie, a rodzaj działalności nie wymaga VAT od pierwszej sprzedaży. CRBR i NIP-8 są obowiązkowe w każdym przypadku, a przy usługach dla firm z innych krajów UE potrzebna jest rejestracja VAT-UE.
Spółka jeszcze nic nie sprzedaje. Czy sprawozdawczość i tak jest potrzebna?
Tak. Księgi prowadzi się od pierwszego zdarzenia, CIT-8 i roczne sprawozdanie finansowe składa się także przy zerowych obrotach. Jeśli spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, JPK_V7 składa się również bez sprzedaży. Więcej w artykule sprawozdanie finansowe spółki.
Rejestrujemy spółki przez S24, składamy CRBR, NIP-8 i VAT-R oraz prowadzimy pełną księgowość od pierwszego dnia: księgowość spółki. Koszt prowadzenia księgowości pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: biznes.gov.pl: jak założyć spółkę w systemie S24, biznes.gov.pl: zgłoszenie NIP-8, gov.pl: zgłoszenie informacji o beneficjentach (CRBR), zus.pl: składka zdrowotna w 2026 r.
