Artykuł dla pracodawców, JDG i spółek, które zatrudniają osoby ze statusem UKR. W skrócie: przez praca.gov.pl powiadamiasz powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od pierwszego dnia pracy. Jeśli zmienia się rodzaj umowy lub stanowisko albo zmniejsza się wymiar godzin lub stawka, powiadomienie składa się ponownie, również w ciągu 7 dni.
Co zmieniło się 5 marca 2026 roku
Wcześniej powiadomienie regulował art. 22 specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. 5 marca 2026 roku przestał on obowiązywać, a przepisy przeniesiono do art. 5a ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Zrobiła to ustawa o wygaszeniu, Dz.U. 2026 poz. 203. Co do zasady procedura pozostała taka sama, ale teraz dotyczy wszystkich osób objętych ochroną czasową, niezależnie od obywatelstwa. Na praca.gov.pl formularz nazywa się „Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (PSZ-PPWPU)”. Złożenie jest bezpłatne.
Termin 7 dni obowiązuje zarówno przy pierwszym, jak i przy ponownym powiadomieniu.
Kogo dotyczy powiadomienie
- Pracowników objętych ochroną czasową, czyli z PESEL-em ze statusem UKR.
- Obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie, ale bez statusu UKR: dla nich powiadomienie działa przez 3 lata od 5 marca 2026 roku (art. 41 ustawy o wygaszeniu).
- Pracownicy, o których PUP został powiadomiony przed 5 marca 2026 roku na podstawie dawnego art. 22: nowe powiadomienie nie jest potrzebne, pracują dalej na dotychczasowej podstawie (art. 40).
Posiadacz karty CUKR nie wymaga powiadomienia: według wyjaśnień Zielonej Linii ma swobodny dostęp do rynku pracy bez zezwolenia i bez powiadomienia PUP. Obywateli innych państw dotyczą zezwolenia na pracę i oświadczenia, piszemy o tym na stronie zatrudnianie cudzoziemców.
Kolejność działań
- Przed rozpoczęciem pracy sprawdź dokument potwierdzający legalny pobyt i zrób jego kopię.
- Podpisz z pracownikiem pisemną umowę przed dopuszczeniem do pracy. Jeśli umowa jest po polsku, a pracownik nie zna polskiego, przed podpisaniem przekaż mu jej tekst w zrozumiałym dla niego języku.
- W ciągu 7 dni od pierwszego dnia pracy złóż powiadomienie na praca.gov.pl. Składasz je do PUP właściwego ze względu na siedzibę firmy albo miejsce stałego pobytu.
- Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, jak każdego pracownika.
- Jeśli praca.gov.pl nie działa i z tego powodu termin minął, powiadomienie składa się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii.
Jakie dane podać
- Dane pracodawcy: nazwa lub imię i nazwisko, adres, służbowy telefon lub e-mail, NIP i REGON (osoba fizyczna podaje PESEL), kod PKD i opis działalności związanej z pracą.
- Dane pracownika: imię i nazwisko, obywatelstwo, rodzaj, numer i seria dokumentu, PESEL albo data urodzenia i płeć, podstawa pobytu.
- Rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce pracy.
- Stawka: miesięczna lub godzinowa.
- Wymiar etatu albo liczba godzin w tygodniu lub miesiącu.
- Łączna liczba osób pracujących u Ciebie na umowach o pracę i cywilnoprawnych na dzień złożenia.
Co dołączyć i co przechowywać
Ustawa nie wymaga dołączania dokumentów do powiadomienia, w formularzu wypełnia się tylko dane. Tym powiadomienie różni się od zezwolenia na pracę i oświadczenia, gdzie kopię umowy trzeba przekazać do urzędu przed rozpoczęciem pracy.
Za to pracodawca musi przechowywać u siebie kopię dokumentu pobytowego, umowę i jej wersję w języku zrozumiałym dla pracownika. Okres przechowywania: cały okres pracy i jeszcze 2 lata od końca roku, w którym umowa się zakończyła. O te dokumenty Państwowa Inspekcja Pracy prosi w pierwszej kolejności przy kontroli, a dane z powiadomienia otrzymuje automatycznie, podobnie jak ZUS, KAS i Straż Graniczna.
Kiedy potrzebne jest ponowne powiadomienie
Art. 5a ust. 5 wymienia cztery przypadki. W każdym nowe powiadomienie składa się w ciągu 7 dni:
- zmienił się rodzaj umowy, na przykład umowa zlecenie została zastąpiona umową o pracę;
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj pracy;
- zmniejszył się wymiar etatu albo liczba godzin w tygodniu lub miesiącu wskazana w powiadomieniu;
- obniżyła się miesięczna lub godzinowa stawka z powiadomienia.
Podwyżki wynagrodzenia i zwiększenia liczby godzin nie ma na tej liście. Jeśli pracownik przechodzi do innego pracodawcy, powiadomienie składa nowy pracodawca, ponieważ obowiązek ciąży na tym, kto powierza pracę. Nie wolno płacić mniej niż minimalne wynagrodzenie: w 2026 roku to 4 806 zł brutto miesięcznie i 31,40 zł za godzinę na umowie zlecenie.
Kary
- Brak powiadomienia lub ponownego powiadomienia: grzywna od 1 000 do 3 000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Tyle samo za nieprzekazanie pracownikowi tekstu umowy w zrozumiałym języku.
- Nielegalne powierzenie pracy, na przykład osobie bez prawa do pracy: od 3 000 do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za każdego pracownika.
- Pracownik wykonujący pracę nielegalnie: nie mniej niż 1 000 zł.
Przykład
Przykład umowny, nie historia klienta. JDG w Warszawie zatrudnia pracownika ze statusem UKR na umowę o pracę na pełny etat za 5 200 zł brutto. Pierwszy dzień pracy to poniedziałek, 2 listopada 2026 roku. Powiadomienie trzeba złożyć do 9 listopada, zgłoszenie do ZUS w tym samym terminie. Od 1 lutego 2027 roku pracownik przechodzi na 3/4 etatu: to zmniejszenie wymiaru godzin, więc nowe powiadomienie do 8 lutego. Od 1 kwietnia dostaje podwyżkę: powiadamiać nie trzeba. Osobno warto pilnować statusu UKR: obecnie obowiązuje do 4 marca 2027 roku i jeśli pracownik nie będzie miał innej podstawy pobytu, kontynuowanie pracy na podstawie powiadomienia nie jest możliwe.
Częste pytania
Powiadomienie o pracowniku złożono przed 5 marca 2026 roku. Czy składać je ponownie?
Nie. Art. 40 ustawy o wygaszeniu utrzymuje w mocy powiadomienia złożone na podstawie dawnego art. 22. Nowe przypadki po 5 marca 2026 roku zgłasza się już na podstawie art. 5a.
Czy powiadomienie jest potrzebne przy umowie zlecenie?
Tak. Rodzaj umowy wskazuje się w powiadomieniu, a składa się je przy każdej umowie, na podstawie której osoba u Ciebie pracuje, także cywilnoprawnej.
Pracownik otrzymał kartę CUKR. Co z powiadomieniem?
Posiadacz CUKR nie wymaga powiadomienia, pracuje bez zezwolenia. Zachowaj kopię nowej karty w dokumentach pracownika.
Termin 7 dni minął. Co teraz?
Złóż powiadomienie jak najszybciej i zachowaj potwierdzenie. Samo niedotrzymanie terminu może kosztować grzywnę od 1 000 do 3 000 zł. Z góry nie da się przewidzieć wyniku.
Przygotowujemy powiadomienia, umowy i zgłoszenia do ZUS: zatrudnianie cudzoziemców, prowadzimy kadry i liczymy wynagrodzenia: kadry i obsługa płacowa. Koszt prowadzenia księgowości pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: zielonalinia.gov.pl: powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zielonalinia.gov.pl: przepisy karne, zielonalinia.gov.pl: karta pobytu CUKR, isap.sejm.gov.pl: Dz.U. 2026 poz. 203.
