Стаття для роботодавців, JDG і spółek, які беруть на роботу людей зі статусом UKR. Коротко: через praca.gov.pl ви повідомляєте powiatowy urząd pracy протягом 7 днів з першого дня роботи. Якщо змінюється вид договору чи посада, або зменшуються години чи ставка, повідомлення подається заново, теж протягом 7 днів.
Що змінилося 5 березня 2026 року
Раніше повідомлення регулював art. 22 спецзакону про допомогу громадянам України. 5 березня 2026 року він втратив чинність, а правила перенесли в art. 5a ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Зробив це закон про wygaszenie, Dz.U. 2026 poz. 203. По суті процедура залишилася попередньою, але тепер вона стосується всіх отримувачів ochrony czasowej, незалежно від громадянства. На praca.gov.pl форма називається «Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (PSZ-PPWPU)». Подання безкоштовне.
Строк 7 днів діє і для першого, і для повторного повідомлення.
Кого стосується повідомлення
- Працівників з ochroną czasową, тобто з PESEL зі статусом UKR.
- Громадян України, які перебувають у Польщі легально, але без статусу UKR: для них повідомлення працює 3 роки з 5 березня 2026 року (art. 41 закону про wygaszenie).
- Працівники, про яких ви повідомили PUP до 5 березня 2026 року за старим art. 22: нове повідомлення не потрібне, вони продовжують працювати на попередній підставі (art. 40).
Власнику карти CUKR повідомлення не потрібне: за розʼясненням Zielonej Linii він має вільний доступ до ринку праці без дозволу і без повідомлення до PUP. Для громадян інших країн діють дозволи на роботу та oświadczenia, про це на сторінці найм іноземців.
Порядок покроково
- До початку роботи перевірте документ, що підтверджує легальне перебування, і зробіть його копію.
- Підпишіть із працівником письмовий договір до допуску до роботи. Якщо договір польською, а працівник польської не знає, до підписання дайте йому текст зрозумілою йому мовою.
- Протягом 7 днів з першого дня роботи подайте повідомлення на praca.gov.pl. Подаєте до PUP за місцезнаходженням вашої фірми або за місцем вашого постійного проживання.
- Зареєструйте працівника в ZUS протягом 7 днів з початку роботи, як і будь-якого працівника.
- Якщо praca.gov.pl не працює і через це строк пропущено, повідомлення подається не пізніше першого робочого дня після усунення збою.
Які дані вказати
- Дані роботодавця: назва або імʼя, адреса, службовий телефон або e-mail, NIP і REGON (фізична особа вказує PESEL), код PKD та опис діяльності, повʼязаної з роботою.
- Дані працівника: імʼя та прізвище, громадянство, вид, номер і серія документа, PESEL або дата народження і стать, підстава перебування.
- Вид договору, посада або вид роботи, місце роботи.
- Ставка: місячна або погодинна.
- Розмір etatu або кількість годин на тиждень чи місяць.
- Скільки всього людей працює у вас за трудовими і цивільно-правовими договорами на день подання.
Що додати і що зберігати
Закон не вимагає додавати до повідомлення документи, у формі заповнюються лише дані. Цим повідомлення відрізняється від дозволу на роботу та oświadczenia, де копію договору потрібно передати до відомства до початку роботи.
Зате в себе роботодавець зобовʼязаний зберігати копію документа про перебування, договір і його версію зрозумілою працівнику мовою. Строк зберігання: весь період роботи і ще 2 роки з кінця року, в якому договір закінчився. Ці документи першими просить Państwowa Inspekcja Pracy під час перевірки, а дані з повідомлення вона отримує автоматично, як ZUS, KAS і Straż Graniczna.
Коли потрібне повторне повідомлення
Art. 5a ust. 5 називає чотири випадки. У кожному нове повідомлення подається протягом 7 днів:
- змінився вид договору, наприклад umowa zlecenie змінилася на umowę o pracę;
- змінилася посада або вид роботи;
- зменшився розмір etatu або кількість годин на тиждень чи місяць, зазначені в повідомленні;
- знизилася місячна або погодинна ставка з повідомлення.
Підвищення зарплати і збільшення годин у цьому списку немає. Якщо працівник переходить до іншого роботодавця, повідомлення подає новий роботодавець, бо обовʼязок лежить на тому, хто доручає роботу. Платити менше мінімальної зарплати не можна: у 2026 році це 4 806 zł brutto на місяць і 31,40 zł на годину за umową zlecenie.
Штрафи
- Не подали повідомлення або повторне повідомлення: grzywna від 1 000 до 3 000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Стільки ж за те, що працівнику не дали текст договору зрозумілою мовою.
- Нелегальне доручення роботи, наприклад людині без права на роботу: від 3 000 до 50 000 zł, не менше 3 000 zł за кожного працівника.
- Працівник, який працює нелегально: не менше 1 000 zł.
Приклад
Умовний приклад, не історія клієнта. JDG у Варшаві бере працівника зі статусом UKR на umowę o pracę на повну ставку за 5 200 zł brutto. Перший день роботи понеділок, 2 листопада 2026 року. Повідомлення потрібно подати до 9 листопада, реєстрацію в ZUS зробити в той самий строк. З 1 лютого 2027 року працівника переводять на 3/4 ставки: це зменшення годин, отже, нове повідомлення до 8 лютого. З 1 квітня йому підвищують зарплату: повідомляти не потрібно. Окремо варто стежити за статусом UKR: зараз він діє до 4 березня 2027 року, і якщо в працівника не буде іншої підстави перебування, продовжувати роботу за повідомленням не можна.
Часті питання
Про працівника повідомили до 5 березня 2026 року. Подавати заново?
Ні. Art. 40 закону про wygaszenie зберігає дію повідомлень, поданих за старим art. 22. Нові випадки після 5 березня 2026 року подаються вже за art. 5a.
Чи потрібне повідомлення для umowy zlecenie?
Так. Вид договору зазначається в повідомленні, і подається воно для будь-якого договору, за яким людина у вас працює, включно з цивільно-правовим.
Працівник отримав карту CUKR. Що робити з повідомленням?
Для власника CUKR повідомлення не вимагається, він працює без дозволу. Збережіть копію нової карти в документах працівника.
Ми пропустили строк 7 днів. Що тепер?
Подайте повідомлення якомога швидше і збережіть підтвердження. Порушення строку саме по собі може коштувати штрафу від 1 000 до 3 000 zł. Передбачити результат заздалегідь не можна.
Ми готуємо повідомлення, договори і реєстрацію в ZUS: найм іноземців, ведемо кадри і рахуємо зарплату: кадровий облік і розрахунок зарплати. Вартість ведення обліку показує калькулятор на цій сторінці.
Перевірено станом на 5 жовтня 2026 року. Це загальна інформація, а не податкова консультація.
Джерела: zielonalinia.gov.pl: powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zielonalinia.gov.pl: przepisy karne, zielonalinia.gov.pl: karta pobytu CUKR, isap.sejm.gov.pl: Dz.U. 2026 poz. 203.
