Artykuł dla właścicieli JDG i członków zarządu spółek, którzy składają wniosek o kartę pobytu lub ją przedłużają na podstawie prowadzonej działalności. W skrócie: niemal zawsze potrzebne są dwa zaświadczenia o niezaleganiu, z urzędu skarbowego i z ZUS, oraz potwierdzenie dochodu za poprzedni rok. Przez e-Urząd Skarbowy i PUE eZUS można je otrzymać bezpłatnie, często tego samego dnia, ale tylko wtedy, gdy na kontach nie ma nawet drobnej niedopłaty.
Ogólną listę dokumentów finansowych dla urzędu wojewódzkiego opisujemy w artykule karta pobytu przez firmę: jakie dokumenty przygotować. Tutaj chodzi tylko o zaświadczenia: które dokładnie zamawiać, gdzie i w którym momencie.
Jakich zaświadczeń zwykle wymaga urząd wojewódzki
Lista na portalu MOS dla zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje dla JDG następujące dokumenty z urzędów:
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego (PIT lub CIT, VAT, akcyza).
- Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek z ZUS.
- Potwierdzenie dochodu za poprzedni rok: PIT-36 lub PIT-28 z potwierdzeniem wysłania (UPO) albo zaświadczenie z urzędu skarbowego o dochodzie.
- Przy ryczałcie: zaświadczenie urzędu skarbowego o formie opodatkowania.
- Na potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego: zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniu, razem z zaświadczeniem o niezaleganiu w opłacaniu składek.
Oprócz zaświadczeń urząd wojewódzki wymaga dokumentów księgowych za ostatnie 6 miesięcy: KPiR lub ewidencji przychodów w podziale na miesiące oraz deklaracji ZUS DRA z potwierdzeniem wysłania. Przygotowuje je księgowy, w urzędzie nic zamawiać nie trzeba. Dochód z poprzedniego roku musi wynosić co najmniej 12-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w Twoim województwie. Jeśli go nie ma, są inne możliwości: zatrudnienie dwóch pracowników na pełny etat przez co najmniej 12 miesięcy albo dowody, że warunki zostaną spełnione w przyszłości.
Zaświadczenie z urzędu skarbowego: ZAS-W w e-Urzędzie Skarbowym
Wniosek nazywa się ZAS-W. Elektronicznie składa się go w e-Urzędzie Skarbowym na podatki.gov.pl i wtedy opłaty skarbowej nie ma. Wniosek papierowy w urzędzie lub pocztą kosztuje 21 zł, dołącza się do niego potwierdzenie zapłaty.
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego przez profil zaufany, mObywatel lub bank.
- W ustawieniach włącz zgodę na korespondencję elektroniczną (Ustawienia, Zgody i powiadomienia), jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
- Wypełnij wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu i wyślij go.
- Poczekaj na SMS lub e-mail i pobierz zaświadczenie w zakładce Dokumenty otrzymane.
Jeśli nie ma wątpliwości, zaświadczenie wydawane jest automatycznie, czasem w kilka minut. Termin według Ordynacji podatkowej to 7 dni. Zaświadczenie elektroniczne jest opatrzone pieczęcią Szefa KAS i ma taką samą moc jak papierowe. Zaświadczenie o dochodzie (ZAS-DF) zamawia się w tym samym miejscu: również często wydawane jest automatycznie, ale zwykle tylko na podstawie zeznania, które urząd już przetworzył.
Zaświadczenie z ZUS: wniosek RWN w PUE eZUS
W ZUS wniosek nazywa się RWN, wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Złóż go w PUE eZUS i podpisz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Zaświadczenie jest bezpłatne. ZUS wydaje je nie później niż w ciągu 7 dni, a jeśli nie ma wątpliwości, od razu. W zaświadczeniu wskazano, że na dzień wydania nie ma zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP i FEP.
Zaświadczenie o niezaleganiu wydaje się tylko płatnikowi, który figuruje w ewidencji ZUS. Jeśli nie masz rejestracji jako płatnik, zamiast niego otrzymasz dokument o tym, że w tej ewidencji Cię nie ma. Na potwierdzenie ubezpieczenia wygodnie jest dołączyć także kopię zgłoszenia: ZUS ZUA, jeśli płacisz składki społeczne i składkę zdrowotną, lub ZUS ZZA, jeśli tylko składkę zdrowotną, na przykład na uldze na start.
Jak długo zaświadczenie jest ważne
Te zaświadczenia nie mają ogólnego terminu ważności. Zaświadczenie potwierdza Twoją sytuację na dzień wydania i przestaje ją odzwierciedlać, gdy tylko sytuacja się zmieni, na przykład po kolejnej niezapłaconej składce. Na portalu MOS wprost napisano, że dokumenty muszą być aktualne na dzień wydania decyzji w sprawie zezwolenia. Postępowanie w urzędzie wojewódzkim może trwać miesiącami, dlatego przygotuj się na to, że zaświadczenia trzeba będzie zamówić jeszcze raz, gdy przyjdzie wezwanie do uzupełnienia dokumentów.
Jeśli jest zaległość
Nawet niewielka niedopłata zamyka drogę do zaświadczenia. Urząd skarbowy wyda wtedy zaświadczenie o stanie zaległości, a ZUS prześle postanowienie o odmowie. Można je zaskarżyć do sądu okręgowego, ale szybciej jest usunąć przyczynę.
- Sprawdź saldo w e-Urzędzie Skarbowym i na PUE ZUS: często zaległość to odsetki za zwłokę albo błąd w deklaracji.
- Spłać zaległość razem z odsetkami albo skoryguj deklarację, jeśli błąd jest w niej.
- Poczekaj, aż wpłata zostanie zaksięgowana na koncie, i złóż wniosek ponownie.
- Jeśli nie da się zapłacić od razu, rozważ rozłożenie na raty lub odroczenie terminu płatności. Jeśli urząd skarbowy wydał taką decyzję, do wyznaczonego terminu płatności dług nie jest traktowany jako zaległość. Jak ZUS uwzględnia układ ratalny w zaświadczeniu, sprawdź w swoim oddziale przed złożeniem wniosku.
Przykład z terminami
Przykład umowny, a nie przypadek klienta. Właściciel JDG na ryczałcie planuje złożyć wniosek na początku listopada 2026 roku. Składki ZUS za wrzesień płaci się do 20 października, JPK_V7 i VAT za wrzesień do 25 października. Księgowy zauważa, że w lipcu składkę zapłacono o jeden dzień za późno i na koncie ZUS zostały odsetki. Spłaca się je 27 października, a 3 listopada składa się RWN i ZAS-W. W tym przykładzie oba zaświadczenia przychodzą tego samego dnia. Po trzech miesiącach urząd wojewódzki przysyła wezwanie do uzupełnienia dokumentów i zaświadczenia zamawia się ponownie, już po zapłacie składek za styczeń.
Częste pytania
Czy ktoś może zamówić zaświadczenia za mnie?
Tak. W e-Urzędzie Skarbowym może to zrobić osoba z pełnomocnictwem ogólnym, w ZUS przedstawiciel z pełnomocnictwem PEL. Nasi klienci, których księgowość prowadzimy, otrzymują zaświadczenia bez dopłaty.
Czy zaświadczenie musi być po polsku lub z tłumaczeniem?
Zaświadczenia z US i ZUS wydawane są po polsku, tłumaczenie nie jest potrzebne. Tłumaczenie przysięgłe jest wymagane tylko dla dokumentów w języku obcym.
Czy wystarczy wydruk zaświadczenia elektronicznego?
Zaświadczenie elektroniczne ma taką samą moc jak papierowe. W jakiej formie je przyjąć, decyduje urząd wojewódzki: zwykle wystarcza plik wgrany do MOS albo wydruk z możliwością weryfikacji podpisu. W razie wątpliwości zapytaj w swoim urzędzie wojewódzkim.
Co jeśli zeznanie za poprzedni rok nie zostało jeszcze przetworzone?
Wtedy zaświadczenie o dochodzie zostanie wydane później albo nie automatycznie. Zamiast niego można dołączyć sam PIT-36 lub PIT-28 z UPO: portal MOS dopuszcza oba warianty.
Prowadzimy księgowość JDG i spółek oraz zamawiamy zaświadczenia dla urzędu wojewódzkiego: zaświadczenia z US i ZUS oraz część finansowa karty pobytu przez firmę. Ile kosztuje prowadzenie księgowości, pokazuje kalkulator na tej stronie.
Stan na 5 października 2026 roku. To informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe.
Źródła: biznes.gov.pl, zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach, biznes.gov.pl, zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS, ZUS, zaświadczenia o niezaleganiu, MOS, dokumenty do zezwolenia w celu prowadzenia działalności.
